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Come redigere le regole interne del vostro coworking

img_1973Perché la coabitazione tra varie società e liberi professionisti si svolga in tutta serenità è consigliabile redigere un documento interno che specifica le regole per una buona convivenza e le informazioni chiave relative allo spazio. Si tratta semplicemente di un documento che fa da garante perché la vicinanza tra diverse realtà possa essere serena.

Ecco alcuni suggerimenti utili divisi per temi:

Sicurezza
L’accesso agli uffici e la sicurezza delle proprietà dei coworkers è una questione delicata, perché ogni azienda ha un ritmo e regole diverse. Il documento interno è un buon modo per stabilire regole chiare e comuni per tutti gli utenti dello spazio: indicare gli orari di apertura, le modalità di accesso per i visitatori e le persone da contattare in caso di problemi.

Informazione
Le regole devono anche contenere informazioni utili per gli abitanti dello spazio, per esempio come viene distribuita la posta, quando si effettua il servizio di pulizia etc. Tutto ciò che informa i coworkers dell’organizzazione e della manutenzione degli uffici deve essere indicata sul regolamento interno. Questo è un buon modo per gli utenti di prendere coscienza della realtà in cui vivono.

Regole per vivere meglio insieme
Infine è consigliabile stabilire le regole comuni per convivere al meglio nel microcosmo coworking. Queste regole sembrano essere meno importanti rispetto alla sicurezza o all’uso del wifi, ma di fatto facilitano la coesistenza di diverse abitudini in uno spazio comune.

Di seguito riportiamo un esempio di regolamento interno:

RESPONSABILE: Nome e cognome, indirizzo mail e numero di telefono. In caso di assenza contattare: nome, cognome, indirizzo mail e numero di telefono

ACCESSO: Lo spazio è aperto dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 20. Il codice di accesso è …

ACCESSO VISITATORI: I visitatori dovranno passare dall’ingresso principale e aspettare che veniate a prenderli. Fuori dall’orario di apertura è proibito far entrare visitatori senza autorizzazione. 

SICUREZZA: Lo spazio è videosorvegliato h24 e 7 giorni su 7. Continua a leggere